Lørdag 30. september ble årsmøte for Arsenal Norway avholdt i Bergen.
Arsenal Norway
Magic Hotel Korskirken, Bergen
30.09.2023, 11:35 - 13:35
ÅRSMØTEPROTOKOLL
1. VELKOMMEN
Styret ved leder Ronny Madsen ønsket medlemmene velkommen til årsmøtet. Det ble talt 42 stemmeberettigede til årsmøtet.
2. VALG AV MØTELEDER OG REFERENT
Styret foreslår Ronny Madsen som ordstyrer og Joakim Rødven som referent.
Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt av årsmøtet.
3. PRESENTASJON AV STYRET
Styret ved leder Ronny Madsen presenterte styret som har sittet i sesongen 2022/23. Klubbens styre har bestått av Ronny Madsen (leder), Therese Togstad Berg (nestleder og medlemskontakt), Roy Vestly Larsen (billettansvarlig), Jostein Solstad (Internettansvarlig), Vegard Råen (kasserer) og Joakim Rødven (ansvarlig redaktør).
Årsmøtet tok presentasjonen til etterretning.
4. GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN
Ordstyrer gikk gjennom innkalling og dagsorden til årsmøtet. Det ble påpekt av medlemmer at det punkt 8 “Innkomne forslag” ikke hadde vedlegg i innkallingen. Dette gjorde at man ikke kunne sette seg inn i eventuelle innkomne forslag i forkant av årsmøtet. Ellers ingen merknader.
Årsmøtet godkjente enstemmig innkallingen og dagsordenen med de merknadene som er nevnt over.
5. GJENNOMGANG AV ÅRSBERETNING
Ordstyrer gikk gjennom styrets beretning for sesongen 2022/23. Et medlem ønsket å benytte anledningen til å rose ledelsen i supporterklubben. Medlemmet presiserte at det er en god organisasjon som er flink til å informere medlemmer, holde nettsiden oppdatert og levere et godt medlemsblad til medlemmene.
Årsmøtet tok styrets beretning til etterretning.
6. GJENNOMGANG OG GODKJENNING AV REGNSKAP
Styret ved nestleder Therese Togstad Berg gikk gjennom regnskapet for sesongen 2022/23 på vegne av kasserer Vegard Råen, som ikke kunne være til stede på årsmøtet.
Det ble stilt spørsmål om hva som eventuelt ligger i punktet “velkomstpakke” for nye medlemmer. Dette er noe styret må komme tilbake til, men dette er hovedsakelig noe styret ønsker å tilby nye (unge) medlemmer som melder seg inn. En slik velkomstpakke er ikke spikret enda. Det ble fremmet et forslag fra salen om å ta kontakt med Arsenal FC om pris på tilsvarende pakker for dere “Junior Gooners”. Ellers ingen ytterligere kommentarer til regnskapet.
Regnskapet ble enstemmig godkjent av årsmøtet.
7. FASTSETTELSE AV MEDLEMSKONTINGENT
Årsmøtet hadde ingen merknader til medlemskontingenten for Arsenal Norway sine medlemmer.
Fastsettelse av medlemskontingent ble enstemmig vedtatt av årsmøtet.
8. INNKOMNE FORSLAG
Styret hadde i forkant av årsmøtet mottatt seks forslag fra medlemmer, i tillegg til styrets eget forslag, som handlet om endring av praksis for å tildele kampbilletter gjennom Arsenal Norway:
- Forslag 1 - Hugo Haug
- Forslag 2 - Øyvind Stensaas
- Forslag 3 - Inge Arild Hay Oterhals
- Forslag 4 - Ronny Jonassen
- Forslag 5 - Espen Aaserud Karlsen
- Forslag 6 - Jan Sørgård
Forslagene ble presentert for årsmøtet i kronologisk rekkefølge. Forslagene kan ses nederst i saken.
Styret foreslo å avvise forslag 1-4 på grunn av mangelfull utgreiing og/eller urimelig belastning på billettansvarlig.
Årsmøtet vedtok enstemmig å avvise forslag 1-4.
Forslag 5 og 6 ble tatt med videre i vurderingen sammen med styrets eget forslag.
Stemming på de tre forslagene ga følgende resultat:
- Forslag 5: 0 stemmer
- Forslag 6: 0 stemmer
- Styrets forslag: 42 stemmer
Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt, og innføres fra og med sesongen 2024/25.
9. GJENNOMGANG OG GODKJENNING AV BUDSJETT
Ordstyrer gikk gjennom budsjett for Arsenal Norway for sesongen 2023/24, hvor det blant styret budsjetterer med underskudd. Dette på grunn av overskudd foregående sesongene, hvor det er ønskelig å gi mer tilbake til medlemmene. Det kom innspill fra salen om at Arsenal Norway blant annet har en høy standing hos Barnekreftforeningen på grunn av økte donasjoner i forbindelse med tiltaket Fotballtrøyefredag. Det kom en generell oppfordring om å promotere dette tiltaket enda bedre i Arsenal Norway sine kanaler. Ellers ingen kommentarer til budsjettet.
Budsjett for 2023/24 enstemmig godkjent av årsmøtet.
10. UTDELING AV ÅRETS GOONER
Styret har ikke mottatt noen kandidater til Årets Gooner for sesongen 2022/23. Dermed utgår denne prisen, dessverre, for sesongen 2022/23.
11. VALG AV STYRET
Følgende verv var på valg:
- Nestleder, velges for 2 år
- Kasserer, velges for 2 år
- Ansvarlig redaktør, velges for 2 år
- Arrangementsansvarlig (ny), velges for 2 år
Leder, Billettansvarlig og Internettansvarlig er ikke på valg.
Valgkomiteen i Arsenal Norway sin sinnstilling:
- Nestleder: Therese Togstad Berg (gjenvalg)
- Kasserer: Vegard Råen (gjenvalg)
- Ansvarlig Redaktør: Joakim Rødven (gjenvalg)
- Arrangementsansvarlig: Hanne Furuheim (ny)
Det ble ikke fremmet benkeforslag for noen av rollene.
Valgkomiteens innstilling valgt ved akklamasjon.
12. TREKNING AV LOTTERI
Trekning ble utført i etterkant av årsmøtet. Følgende ble trukket som vinnere i lotteriet:
- Signert Arsenal-drakt 22/23-sesongen: Espen Brødholt
- Gavekort på 1500,- hos Unisport: Stian Østhus Pedersen
- Gavekort på 1500,- hos Unisport:: Stein Groven
- Gavekort på 1500,- hos Unisport:: Hanne Warlo
- Gavekort på 1000,- hos XXL: Per Arne flø
- Gavekort på 1000,- hos XXL: Espen Aaserud Karlsen
- Gavekort på 1000,- hos XXL: Jørn Eirik Leirvik
- 2 mnd Viaplay + 1 års medlem i Arsenal Norway: Helge Bråthen
- 2 mnd Viaplay + 1 års medlem i Arsenal Norway: Christian Sydhagen
- JBL høyttaler: Yngve Træland
- JBL headset: Helge Bråthen
- Hjemmelaget Arsenal-pledd: Svein Brekke Sandhaug
Vi gratulerer alle vinnerne!
FORSLAG BILLETTER ARSENAL NORWAY
Forslag 1 - Hugo Haug
Når søknadsfristen for billetter til den enkelte kamp er utløpt, så trekkes det umiddelbart en rekkefølge for tildeling og venteliste for de billetter som er tilgjengelig.
Alle søkere stiller likt. Frasier man seg en tildelt billett, vil man ikke kunne bli tildelt ny billett påfølgende 3 måneder. Forslaget om karantenetid på 3 mnd. vil redusere/hindre at man søker på alle/mange kamper.
Kommentarer til forslag:
Forslaget avvises på grunn av mangelfull saksutgreiing om prosedyre og gjennomføring.
Forslag 2 - Øyvind Stensaas
Mitt forslag er derfor en 50/50 fordeling mellom medlemmer med lojalitetspoeng og medlemmer basert på ansiennitet siden forrige tildeling av billetter.
Kommentarer til forslag:
Forslaget avvises på grunn av urimelig ekstra belastning for billettansvarlig, som må gjøre omfattende arbeid for å fordele billettene. Forslaget taler også mot seg selv, ettersom det fremdeles legger opp til opptjening av lojalitetspoeng, men samtidig skal man ha ansiennitetspoeng. Vi forstår dette innlegget som at du skal ha fordel ved å ha lavest mulig medlemsnummer. Det vil da i praksis si at helt nye medlemmer står helt uten sjanse til å få billett i konkurranse med andre som har høyere ansiennitet.
Forslag 3 - Inge Arild Hay Oterhals
Alle medlemmer av AN kan søke om billetter. Er det flere søkere enn tilgjengelige billetter, fordeles billettene etter følgende prinsipp:
- Medlem av AN i min. 1 år
- Ikke fått tildelt billetter av AN de siste 2 årene
- Maks. 4 billetter pr. fellessøknad
Er det flere som oppfyller disse kriteriene, og det fremdeles ikke er nok tilgjengelige billetter, foretas det en trekning mellom disse.
Kommentarer til forslag:
Forslaget avvises ettersom styret ikke kan stå inne for en ekskludering av nye medlemmer, samtidig som man ikke kan stå inne for fellessøknader ved en eventuell loddtrekning som gjør at noen få lodd kan “vinne” alle billettene. Det er også mye ekstraarbeid å ta hensyn til her i dette forslaget. Billettansvarlig må sjekke opp hvert enkelt medlem manuelt for å se om de har fått tildelt billett de siste 2 årene. Maks 4 billetter pr. søknad utelukker også familier på 5 stk
Forslag 4 - Ronny Jonassen
Jeg har et forslag som går på å forbeholde A-kamper (ManU/Liverpool/ManC mm) slik som det er i dag at de som reiser ofte har en fordel i tildeling, mens resten av kampene fordeles ved tilfeldig trekning. Det gir alle medlemmer en mulighet til å få tildelt billetter.
Kommentar til forslag:
Forslag avvises på grunn av mangelfull utgreiing av gjennomføring. Man sier også implisitt at man viderefører lojalitetsprinsipp for medlemmer som reiser ofte (for å dra på storkamper). Da mener styret at det er like greit å beholde dagens ordning, hvor da alle har mulighet til å søke om billett til alle kamper, ikke bare toppkamper. Erfaringsmessig reiser ikke de som reiser mye på toppkampene.
Forslag 5 - Espen Aaserud Karlsen
Et medlem kan først søke om billetter etter 1 (ett) års medlemskap, og når kontingent/medlemsavgift for år 2 er innbetalt
Ved tildeling av billett kan man kun delta i ny trekning et gitt antall kamper senere. Dette antallet styres av det antallet billetter supporterklubben får/antall medlemmer.
Etter første søknadsfrist, kan det gjøres unntak dersom det ikke er nok søkere til billettene til den gjeldende kampen.
Ved tildeling av billett skal denne gjøres opp umiddelbart, og man er selv ansvarlig for å selge denne (etter gjeldene regelverk) dersom man ikke kan reise over på kampdag allikevel.
——————————————
Evt søknadsfrister etc opprettholdes.
Kommentar til forslag:
Styret støtter ikke en ekskludering av medlemmene som nylig har meldt seg inn i supporterklubben. Om medlemmer må vente et år før de i det hele tatt får muligheten til å søke billett, kan dette påvirke rekruttering av medlemmer negativt, ettersom man heller vil søke andre alternativer. Styret kan heller ikke stå inne for videresalg på hver enkelt persons ansvar. Billetter tildelt Arsenal Norway må bare selges av Arsenal Norway, eller returneres til Arsenal. I kampen om å få bukt med svartebørs vil en løsning som dette øke sannsynligheten for svartebørs, snarere enn å motvirke dette. Ellers inneholder forslaget mangelfull informasjon om prosedyrer og gjennomføring av billettfordeling.
Forslag 6 - Jan Sørgård
Forslag til vedtak om nye billettregler for Arsenal Norway
Innledning
Tidligere ordning med såkalte «lojalitetspoeng» for tildeling av kampbilletter fra Arsenal Norway avsluttes. Arsenal Norway skal i fremtiden som hovedregel benytte trekning blant innkomne søknader fra medlemmer etter samme hovedprinsipp som Arsenal sentralt nå er gått over til for sine Red Members. Som Arsenal sentralt skriver på sine nettsider om «How to Buy Tickets» er trekning av billetter innført «to ensure fairness and equal opportunity» for Arsenal-medlemmer.
Disse reglene gjelder for kjøp av billetter via Arsenal Norway til Arsenal sine kamper i alle serier, cuper og annet der Arsenal Norway kan skaffe billetter til sine medlemmer. Dette vil normalt være hjemmekamper. Hvilke kamper det er publiseres jevnlig på billettoversikten på www.gunners.no.
Hvem kan søke?
Krav til hvem som kan søke om billetter gjennom Arsenal Norway og hvordan søking skal skje, gjelder videre slik det per september 2023 er beskrevet under «Hvem kan søke?» på billettinformasjonssiden til Arsenal Norway, jf. https://gunners.no/billetter/billettinformasjon/.
Fellessøknad
Det kan sendes en fellessøknad for inntil 4 medlemmer til hvilken som helst kamp. En fellessøknad gjelder som ett lodd i trekningen. Dette er samme mulighet og begrensning som Arsenal sentralt benytter i sin loddtrekning for Red Members. Søker man for flere enn 4 medlemmer vil fellessøknaden bli annulert og ingen på søknaden vil kunne få billett.
For å kunne få billetter forutsettes det at alle i fellessøknaden har betalt sin medlemskontingent og har et gyldig medlemskap i Arsenal Norway. Hvis noen i reisefølget ikke har gyldig medlemskap, vil hele fellessøknaden bli annullert og ingen i fellessøknaden vil kunne få billett til den aktuelle kampen.
Til en kamp er det ikke tillatt å være med i flere fellessøknader eller både søke selv og å være med i annen fellessøknad, og slik sikre seg og være med på flere lodd i trekningen. Skjer dette vil både fellessøknadene og enkeltsøknadene bli annullert og ingen av de som er på disse vil kunne få billett til den aktuelle kampen.
Er en gyldig fellessøknad blant vinnerne i trekningen får alle i fellessøknaden billetter dersom det er nok billetter tilgjengelig. Disse vil om mulig få sitte sammen, men det kan ikke garanteres. Dersom det ikke er nok billetter til alle i en vinnende fellessøknad, må den som har søkt gi tilbakemelding til billettansvarlig om hvem i fellessøknaden som skal benytte de tildelte billettene eller om alle billettene skal frigis til søkere på venteliste. Slik tilbakemelding må gis innen den frist og på den måte styret i Arsenal Norway eller den de har delegert det til fastsetter.
Trekning, tildeling og informasjon
Når søknadsfristen for billetter til den enkelte kamp er utløpt trekkes det snarest en rekkefølge for tildeling og venteliste for de billetter som er tilgjengelig. Trekning skjer ved hjelp av tilfeldig-funksjonen (random-funksjonen) i Excel eller på annen tilfeldig måte som styret finner hensiktsmessig. Styret i Arsenal Norway er ansvarlig for at det er rutiner rundt trekningen som sikrer at den går riktig for seg.
Etter at trekning er gjennomført sendes det en oversikt til alle søkerne om hvilke medlemsnummer som er trukket som vinnere og får billetter, hvor mange billetter de får samt ventelisten. Oversikten skal også vise antall benyttede "belønningsbilletter", jf. under. Aksept og betaling av tildelte billetter må skje innen den frist og på den måte styret eller den de har delegert det til fastsetter. Overholdes ikke dette går billettene til neste på ventelisten.
Belønningsbilletter
Unntaket fra trekning er førsteprioritet til å kjøpe 2 kampbilletter i løpet av hver sesong til hvert styremedlem i Arsenal Norway og førsteprioritet til å kjøpe 1 kampbillett i løpet av hver sesong til «andre faste medarbeidere» i The Gunners Post (TGP). Førsteprioriteten kalles «belønningsbilletter» og er belønning for viktig frivillig ulønnet arbeid utført for supporterklubben for å nå dens formål.
Styret i Arsenal Norway avgjør før hver sesong hvem som anses som «andre faste medarbeidere» i TGP den kommende sesongen. Grunnlaget skal som minimum være fast redaktørarbeid i TGP forrige sesong, hovedansvaret for minst tre publiserte artikler i TGP forrige sesong eller hovedansvaret for minst fire publiserte artikler i TGP de to forrige sesongene. Styremedlemmer kan i denne sammenheng ikke regnes som «andre faste medarbeidere» i TGP.
Belønningsbillettene kan brukes på valgfri kamp i løpet av sesongen. For styremedlemmer med to belønningsbilletter kan dette enten være en billett til to kamper i en sesong eller to billetter til en kamp i en sesong til mottaker og ett reisefølge. Både mottakere av belønningsbilletter og eventuelt reisefølge må være medlem av Arsenal Norway og ha betalt medlemskontingent. Retten til belønningsbilletter kan ikke overføres til andre
Ønske om bruk av belønningsbillettene må være meldt billettansvarlig før utløpet av søknadsfristen til aktuell kamp. De ovennevnte kan for øvrig søke på andre kampbilletter og være med i trekninger på linje med alle andre medlemmer.
Misbruk
Dagens regler om misbruk av billetter gjelder videre, slik de per september 2023 er beskrevet under «Misbruk» på billettinformasjonssiden til Arsenal Norway, jf. https://gunners.no/billetter/billettinformasjon/.
Informasjonssiden og tolkning
Styret oppdaterer billettinformasjonssiden til Arsenal Norway og justerer rutinene for billettildeling i henhold til ovennevnte. Ved usikkerhet om tolkning av regler og rutiner avgjør og presiserer styret i Arsenal Norway dette i samsvar med det som må anses som intensjonene i ovennevnte.
Begrunnelse for forslaget
Forslaget over inneholder en ny førsteprioritet på to eller en kampbilletter per sesong til styremedlemmer i Arsenal Norway (2 billetter) og «øvrige faste medarbeidere» i TGP (1 billett). Disse gjør en stor frivillig ulønnet innsats for supporterklubben og dens formål og det er rimelig at de får en slik belønning. Dette vil også være en liten «gulrot» for å få andre til å ta på seg styreverv og fast arbeid for TGP i fremtiden og slik understøtte formålet i vedtektene til supporterklubben.
Kommentarer til forslag:
Forslaget legger til grunn en helt annen realitet enn det Arsenal Norway står i. Arsenal Norway mottar under 30 billetter per kamp, som gjør fellessøknader bortimot umulig å gjennomføre. Det vil også by på mye ekstraarbeid for billettansvarlig å kontrollere duplikater ved eventuelle fellessøknader – at ikke flere har søkt flere ganger.
Det blir feil å sammenligne et Arsenal Norway-medlemskap med et Red member-medlemsskap. Det er rundt 3000 billetter det trekkes om hver kamp via Red Member. I den siste sesongen har Arsenal Norway fått under 30 billetter per kamp i gjennomsnitt. Som følge av det lave antallet billetter vi får tildelt, sier det seg selv at en fellessøknad for fire billetter vanskelig lar seg gjøre. 4 medlemmer pr lodd er ikke gjennomførbart, da Arsenal kun får under 30 billetter pr kamp. Vårt system og tilgang på billetter kan ikke sidestilles med Red member.
Punktet om “faste medarbeidere (TGP)” er en fin tanke, men er vanskelig å håndheve i praksis. Det er om lag 30 personer som bidrar i en eller annen kapasitet i forbindelse med The Gunners Post. Det betyr at blant de, allerede få billettene Arsenal Norway får av Arsenal, må man fjerne ytterligere 30 billetter som skal gå til denne kategorien.
Forslaget motsier også seg selv ved at det først innledes med at styret selv definerer hvem som er “faste medarbeidere”, mens forslaget videre legger kriterier for hva som må innfris for å bli sett på som kvalifisert “fast medarbeider.”
Ved loddtrekning må man avvente trekning av lodd til Arsenal har bekreftet hvor mange billetter som supporterklubben får av Arsenal FC. Det betyr at medlemmer får vite 3-4 uker i forveien om de får billett. Dette vil være ugunstig og dyrt for de som må hive seg rundt i siste liten for å bestille flybilletter og opphold. Frykten er at mange kansellerer, som betyr at Arsenal Norway må sende billetter i retur. Dette vil skade supporterklubbens standing hos Arsenal FC ved tildeling av billetter, som kan føre til færre billetter i fremtidige tildelinger.
Arsenal Norway, Styret sitt forslag
Billettsystemet med lojalitetsprinsipp beholdes med følgende justeringer:
To kamper blir valgt ut når terminlisten slippes. Disse to kampene vil kun medlemmer med 0 poeng kunne søke på. Medlemsnummer vil avgjøre hvem som får billett, lavest til høyest.
Blir 3. runde i FA-cupen trukket som hjemmekamp, vil den bli forbeholdt medlemmer med 0 poeng. Er det mer billetter igjen etter medlemmer med 0 poeng har søkt, da vil det gå videre til lojalitetspoengene.
Ved tildeling av billett til Kategori A-kamper, får man -1 poeng.
Oppbygging av lojalitetspoeng nedjusteres også fra tre år til to år.